Gérer les visiteurs, c’est savoir qui est entré, chez qui, à quelle heure et quand il est reparti, sans lui ouvrir tout le bâtiment. Il suffit d’un registre limité à quelques données, d’un badge qui cesse de fonctionner seul en fin de journée et d’une conservation courte : trois mois à compter de la visite, dans l’exemple publié par la CNIL.
Gérer les visiteurs, c’est savoir qui est entré, chez qui, à quelle heure et quand il est reparti, sans lui ouvrir tout le bâtiment.
L’exemple publié par la CNIL retient l’identité du visiteur, sa société, le salarié qui l’accueille, la date et les heures d’entrée et de sortie.
Cet exemple ne prévoit ni de photographier le visiteur ni de copier sa pièce d’identité.
Les données des visiteurs se conservent trois mois à compter de la visite dans l’exemple de la CNIL, avec une suppression réellement appliquée.
Un badge à validité de journée cesse d’ouvrir les portes même s’il n’est pas rendu.
Un prestataire qui vient chaque semaine reçoit un badge nominatif, limité à ses portes, à une plage horaire et à la durée du contrat.
Quelle procédure d’accueil pour une PME ?
Six étapes suffisent, avec ou sans logiciel. Un visiteur reçu sans enregistrement circule ensuite librement ; un badge non repris reste actif tant que personne ne le désactive. La procédure sert à fermer ces deux portes.
- L’hôte annonce la visite à l’accueil : nom du visiteur, société, heure prévue.
- Le visiteur s’identifie à l’interphone ou au comptoir ; l’accueil vérifie qu’il est attendu.
- Il est inscrit au registre, avec les seules données utiles.
- Il reçoit un badge dont les droits se limitent aux portes nécessaires et à la journée.
- Il est accompagné dans les zones où il ne doit pas circuler seul.
- À la sortie, l’heure est notée et le badge rendu, ou il expire de lui-même.
Sans accueil permanent, un visiophone à l’entrée et un badge préparé par l’hôte remplacent les étapes 2 et 4. Ces équipements se combinent avec le contrôle d’accès de vos bureaux : le badge de visiteur n’est qu’un profil supplémentaire, avec une date de fin fixée à l’attribution.
Que noter dans le registre, et rien de plus ?
L’exemple publié par la CNIL pour un accès par badge retient quatre données : l’identité du visiteur (nom, prénom), sa société, le nom du salarié qui l’accueille, la date et les heures d’entrée et de sortie. La base légale indiquée est l’intérêt légitime de l’entreprise (article 6.1.f du RGPD). Cet exemple est une illustration à adapter, pas un modèle valable dans tous les cas, mais il donne la mesure : rien de plus n’est nécessaire pour savoir qui était là.
| Colonne du registre | Ce qu’on y inscrit | Pourquoi |
|---|---|---|
| Date | Jour de la visite | Point de départ de la durée de conservation |
| Visiteur | Nom et prénom | Savoir qui est entré |
| Société | Entreprise d’appartenance | Relier la visite à un rendez-vous |
| Personne visitée | Nom du salarié qui reçoit | Savoir qui répond du visiteur |
| Heure d’entrée | Heure d’arrivée | Situer la présence |
| Heure de sortie | Heure de départ, ou badge expiré | Savoir qui est encore dans les locaux |
| Badge remis | Numéro du support | Désactiver le bon badge s’il n’est pas rendu |
Rien dans cet exemple ne prévoit de photographier le visiteur ni de copier sa pièce d’identité. Si un site sensible l’exige, la raison s’écrit et la même durée de conservation s’applique. Le registre papier ouvert sur le comptoir pose un autre problème : chaque visiteur y lit les noms des précédents. Une feuille détachable par visite, ou une tablette, règle la question.
Un badge visiteur qui s’éteint seul en fin de journée vaut mieux qu’un accueil qui doit penser à le récupérer. Nous paramétrons ces profils et l’interphone d’entrée dans le cadre de la sécurité des bureaux et des sièges sociaux, à Paris et en Île-de-France.
Combien de temps conserver les données des visiteurs ?
Trois mois à compter du jour de la visite, dans l’exemple de la CNIL. Sa fiche sur l’accès aux locaux, mise à jour le 17 juin 2026, retient la même durée pour les journaux produits par le lecteur de badge, qui devraient être supprimés trois mois après leur enregistrement. Le référentiel de durées de conservation publié par la CNIL le 2 avril 2026 reprend ces trois mois pour les journaux d’accès.
Une durée plus longue reste possible si elle se justifie, par exemple pour un incident en cours, et se documente. Dans tous les cas, elle s’inscrit au registre des traitements et elle s’applique réellement : registre papier détruit à échéance, purge automatique paramétrée sur le logiciel. Les durées des badges de salariés et du pointage sont différentes ; elles sont détaillées dans notre guide sur la badgeuse en entreprise.
Badge papier, badge qui expire ou accès mobile : que choisir ?
| Support | Ce qu’il ouvre | S’il n’est pas rendu | Adapté à |
|---|---|---|---|
| Badge papier ou étiquette | Aucune porte : il identifie seulement | Sans conséquence, mais aucune trace de sortie | Locaux sans lecteur, visiteur toujours accompagné |
| Badge générique « visiteur » réutilisé | Les portes de son profil, sans limite de durée | Reste actif tant que personne ne le désactive | À éviter |
| Badge à validité de journée | Les portes nécessaires, jusqu’à l’heure de fin | Cesse d’ouvrir à l’échéance | La plupart des bureaux équipés de lecteurs |
| Accès mobile ou code temporaire | Les portes prévues, pendant la plage définie | Expire sans support à récupérer | Visites programmées, sites sans accueil |
Le badge générique réutilisé est l’erreur la plus courante : un même support passe de main en main et ouvre les mêmes portes depuis des années. Les équipements d’entrée, visiophone compris, sont présentés sur notre page consacrée à l’interphonie et au visiophone.
Comment informer les visiteurs ?
L’exemple de la CNIL propose deux niveaux. Un panneau près du dispositif d’accès indique l’essentiel : pourquoi les visiteurs s’identifient, combien de temps les données sont gardées, qui y a accès, où s’adresser pour exercer ses droits. Une notice plus complète est remise avec le badge, ou envoyée par courriel avec les consignes d’accès avant la venue : finalité et base légale, données enregistrées, destinataires, durée, droits, possibilité de saisir la CNIL.
Si une caméra filme le sas d’accueil, son propre panneau d’information s’ajoute à celui du contrôle d’accès. Les deux dispositifs restent distincts, avec leurs finalités et leurs durées.
Prestataires réguliers : visiteur ou badge nominatif ?
Un prestataire qui vient chaque semaine n’est plus un visiteur. Le ménage, la maintenance ou un technicien informatique reçoivent un badge nominatif, limité aux portes concernées et à une plage horaire, avec une date de fin calée sur le contrat. Elle se fixe à l’attribution, jamais « plus tard ».
Le risque est le même que pour un salarié qui part : un badge resté actif après la fin du contrat. La procédure de révocation est détaillée dans notre guide sur le badge non restitué.
L’avis de l’équipe Secureo
Dans les bureaux que nous équipons, nous préférons un badge visiteur qui s’éteint seul à une procédure de restitution qui compte sur la mémoire de l’accueil. Le registre garde sa raison d’être : savoir qui était présent, et pouvoir le dire lors d’une évacuation. Mais la sécurité ne dépend plus de la personne qui pense, à 19 heures, à récupérer trois badges posés sur une table de réunion.
Questions fréquentes sur la gestion des visiteurs
Un registre des visiteurs est-il obligatoire ?
Les sources de la CNIL citées ici ne le présentent pas comme une obligation générale. Le registre devient un traitement à encadrer dès que vous contrôlez l’accès des visiteurs par un badge ou une liste : il est alors un traitement de données, avec une finalité, une durée et une information des personnes.
Quelle information mettre sur un badge visiteur ?
Le moins possible : la mention visiteur, la date et, si besoin, le prénom ou la société. Ni le nom complet, ni l’étage, ni le service visité : un badge perdu ne doit rien apprendre à celui qui le trouve.
Peut-on demander une pièce d’identité à un visiteur ?
Demander à la voir pour vérifier l’identité déclarée se comprend. La photocopier ou la scanner est une autre affaire : l’exemple de la CNIL ne le prévoit pas. Si votre site l’exige, justifiez-le par écrit et appliquez la même durée de conservation.
Pourquoi faire porter un badge aux visiteurs ?
Pour qu’un visiteur soit identifiable d’un coup d’œil dans les couloirs, et pour que son droit d’accès s’arrête à la fin de sa visite. Un badge à validité de journée cesse d’ouvrir les portes même s’il n’est pas rendu.
Des badges visiteurs qui ouvrent encore des portes des mois après la visite ? Nous paramétrons des profils à validité de journée, l’interphone ou le visiophone d’entrée et la purge des journaux, puis nous vous laissons une procédure d’accueil d’une page. Sécurité des bureaux et du tertiaire, audit gratuit et sans engagement, à Paris et en Île-de-France. Par téléphone au 01 48 45 17 71.
Information générale, à jour au 6 novembre 2026. Elle ne remplace pas l’avis de votre délégué à la protection des données. Sources : CNIL, « Exemple d’information en cas d’accès à des locaux professionnels par badge », 14 mai 2018 ; CNIL, « L’accès aux locaux et le contrôle des horaires sur le lieu de travail », mise à jour le 17 juin 2026 ; CNIL, référentiel des durées de conservation en gestion des ressources humaines, 2 avril 2026 ; RGPD, article 6.1.f. Sources vérifiées le 15/10/2026.
