Badgeuse en entreprise : obligations RGPD, information des salariés et CSE
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Une badgeuse n’est pas obligatoire. Si l’employeur en installe une, il consulte le CSE avant de décider dans une entreprise d’au moins cinquante salariés, informe chaque salarié, inscrit le traitement au registre et limite la conservation ; un badge de porte posé pour la sûreté ne peut pas servir à contrôler les horaires sans que cette seconde finalité soit déclarée.
La badgeuse est-elle obligatoire ?
Non. Le code du travail impose un décompte, pas un appareil. Quand des salariés ne suivent pas l’horaire collectif affiché, l’article D3171-8 exige que leur durée de travail soit décomptée chaque jour, par l’enregistrement des heures de début et de fin de chaque période ou du nombre d’heures accomplies, puis récapitulée chaque semaine. Pour les salariés au forfait en jours, l’article D3171-10 prévoit un décompte annuel des journées ou demi-journées travaillées. L’article D3171-9 écarte certains forfaits en heures prévus par accord collectif.
Une feuille signée, un logiciel déclaratif ou une badgeuse peuvent répondre à cette exigence. La badgeuse n’est qu’un moyen parmi d’autres, et c’est souvent le plus encadré, parce qu’elle collecte des données personnelles à chaque passage. Dans des bureaux, elle s’ajoute en général à un contrôle d’accès de vos bureaux déjà en place, et c’est là que les confusions commencent.
Badge de porte ou badgeuse : qu’est-ce qui change ?
Le même badge peut ouvrir la porte et enregistrer l’arrivée. Juridiquement, ce sont deux traitements distincts. La CNIL donne l’exemple sans détour : un relevé de badgeuse destiné à contrôler les entrées et sorties d’un bâtiment pour la sécurité ne peut pas être utilisé pour vérifier les horaires des employés, sous peine de détournement de finalité.
| Critère | Badge de porte | Badgeuse de pointage |
|---|---|---|
| Finalité | Sûreté : qui peut entrer, où, quand | Décompte du temps de travail |
| Base légale | Exemples donnés par la CNIL : obligation issue du code du travail ou intérêt légitime de l’employeur, à choisir et à écrire pour chaque traitement | |
| Journal des passages | Supprimé 3 mois après son enregistrement | Conservé jusqu’à 5 ans en archivage intermédiaire |
| Qui consulte | Personnes habilitées de la sécurité | Personnes habilitées des ressources humaines |
| Ce qui est interdit | Suivre les déplacements à l’intérieur des locaux | Photo à chaque pointage, biométrie pour les horaires |
| Formalités communes | Registre des traitements, information de chaque salarié, consultation du CSE avant la décision dans les entreprises d’au moins cinquante salariés | |
Si l’employeur veut réellement les deux usages, il les déclare tous deux, avec deux finalités, deux durées et deux listes de personnes habilitées. Le paramétrage suit : deux exports séparés, deux purges, deux droits de consultation. Les deux décisions à écrire pour le journal de porte, durée et consultation, sont détaillées sur notre page consacrée au contrôle d’accès des bureaux.
Quand on nous demande le même badge pour la porte et pour les horaires, nous séparons les deux usages dès le paramétrage : journaux distincts, durées distinctes, accès distincts. C’est l’une des premières questions que nous posons pour sécuriser des bureaux et un siège social.
Que faire avant la mise en service ?
- Écrire la ou les finalités : décompte du temps, sûreté, ou les deux, chacune séparément.
- Dans une entreprise d’au moins cinquante salariés, informer et consulter le comité social et économique avant la décision de mise en œuvre (code du travail, article L2312-38). Plus largement, la CNIL indique que les représentants du personnel devraient être informés ou consultés avant toute décision d’installer un tel dispositif.
- Informer chaque salarié avant la mise en service (article L1222-4) : finalités, base légale, destinataires, durée de conservation, droits d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition et de limitation, possibilité de saisir la CNIL. Une note de service ou une charte suffit, à condition d’être remise à chacun, y compris aux nouveaux arrivants.
- Inscrire le traitement au registre des activités de traitement.
- Paramétrer les durées de conservation et la purge automatique, puis vérifier qu’elle s’exécute.
- Limiter l’accès au logiciel aux personnes habilitées, avec un identifiant et un mot de passe, de préférence une authentification multifacteur, et journaliser les consultations.
L’ordre compte. La consultation du CSE vient avant la décision, et l’information des salariés avant la mise en service : une note distribuée après coup ne régularise pas les relevés déjà faits.
Combien de temps conserver les données ?
La CNIL a publié le 2 avril 2026 un référentiel des durées de conservation en gestion des ressources humaines. Les lignes utiles pour une badgeuse et un contrôle d’accès :
| Données | En base active | En archivage intermédiaire | Fondement cité par la CNIL |
|---|---|---|---|
| Identification pour le contrôle d’accès par badge | Le temps de l’habilitation | Sans objet | Fiche accès aux locaux (recommandation) |
| Journal des accès produit par le lecteur | 3 mois après l’enregistrement | 5 ans si utilisé pour le suivi du temps de travail | Fiche accès aux locaux (recommandation) |
| Récapitulatif des heures de travail du mois | Jusqu’à l’émission du bulletin de paie | 1 an, ou 3 ans pour les salariés au forfait | Code du travail, D3171-16 et L3245-1 (obligation) |
| Journal d’un contrôle d’accès biométrique | 6 mois glissants | Seulement en cas d’obligation ou de preuve à constituer | Règlement type biométrie (obligation) |
Une durée inscrite au registre ne vaut que si l’appareil l’applique. Ouvrez le logiciel une fois par an et regardez la date du plus ancien passage encore consultable : c’est la seule preuve que la purge fonctionne.
Biométrie, photo : qu’est-ce qui est jugé excessif ?
Pour le contrôle des horaires, la CNIL juge excessifs les dispositifs biométriques, comme l’empreinte ou la reconnaissance faciale, et ceux qui prennent une photographie à chaque pointage : ils dépassent ce qui est nécessaire pour décompter des heures. Le 27 août 2020, elle a annoncé la mise en demeure de plusieurs employeurs équipés de badgeuses photo, après six plaintes reçues en 2018 et quatre contrôles menés en 2019.
Le contrôle d’accès aux locaux obéit à une autre logique. La biométrie y reste possible à titre subsidiaire, quand l’employeur démontre qu’un badge ou un code ne suffisent pas, dans le cadre du règlement type de la CNIL et avec une analyse d’impact. Les conditions sont détaillées dans notre guide sur la biométrie en entreprise.
Où installer la badgeuse, et quelles limites pour les représentants du personnel ?
Les textes cités ici ne fixent pas d’emplacement. Les choix qui évitent les ennuis relèvent du bon sens d’installateur :
- à l’entrée réellement empruntée par le personnel, pour que pointer ne demande pas de détour ;
- éclairée, à une hauteur accessible à tous, y compris en fauteuil ;
- hors des espaces de pause, qui doivent rester des lieux où l’on n’est pas observé ;
- jamais dans le champ d’une caméra qui filmerait chaque pointage, ce qui reviendrait à la badgeuse photo jugée excessive.
Deux limites viennent de la CNIL. Le dispositif ne doit pas servir à contrôler les déplacements à l’intérieur des locaux. Il ne doit pas non plus entraver la liberté d’aller et venir des représentants du personnel dans l’exercice de leur mandat, ni servir à contrôler leurs heures de délégation. Le paramétrage doit le permettre : pas de lecteur de pointage sur la porte du local du CSE, pas de rapport croisé entre heures de délégation et passages.
L’avis de l’équipe Secureo
La demande arrive souvent ainsi : « puisque tout le monde badge à la porte, on va s’en servir pour les heures ». Techniquement, l’export existe. Mais le lecteur de porte enregistre aussi les allers-retours de la journée, dont personne n’a besoin pour la paie, et son journal devrait être purgé à trois mois. Quand le besoin est le décompte du temps, nous conseillons une borne de pointage distincte ou un logiciel RH, et nous gardons le contrôle d’accès pour ce qu’il fait bien : ouvrir et fermer les bonnes portes.
Les badges qui ne sont jamais rendus posent un autre problème, de sûreté cette fois : notre guide sur le badge non restitué détaille la révocation au départ d’un salarié.
Questions fréquentes sur la badgeuse en entreprise
Faut-il déclarer une badgeuse à la CNIL ?
Non. La déclaration préalable a disparu avec l’entrée en application du RGPD le 25 mai 2018. La badgeuse s’inscrit au registre des activités de traitement de l’employeur, et une analyse d’impact s’impose si le dispositif présente un risque élevé, notamment en cas de biométrie.
Où doit se trouver la pointeuse ?
Les textes cités dans ce guide ne fixent pas d’emplacement. En pratique, à l’entrée empruntée par le personnel, éclairée, accessible à tous, hors des espaces de pause, et jamais dans le champ d’une caméra qui filmerait chaque pointage.
Comment fonctionne une badgeuse ?
Le salarié présente un badge sans contact, ou saisit un code, devant une borne. La borne horodate le passage et le transmet au logiciel de gestion des temps, qui calcule les heures et les écarts. Une badgeuse peut être autonome ou raccordée au même réseau que les lecteurs de porte, sans partager leur journal.
Que faire en cas d’oubli de badgeage ?
Le régulariser selon la procédure interne prévue dans la note d’information : déclaration du salarié, validation du responsable, trace de la correction. Le salarié peut demander l’accès aux données qui le concernent ; en cas de litige sur les heures, l’avis d’un avocat ou d’un représentant du personnel est utile.
Un badge pour la porte, un pointage pour les heures, et des journaux qui ne se mélangent pas ? Nous concevons le contrôle d’accès de vos bureaux en séparant les usages, les durées et les droits de consultation dès la mise en service. Sécurité des bureaux et du tertiaire, audit gratuit et sans engagement, à Paris et en Île-de-France. Par téléphone au 01 48 45 17 71. La décision sur le traitement des données reste celle de l’employeur.
Information générale, à jour au 5 novembre 2026. Elle ne remplace pas l’avis de votre délégué à la protection des données ni celui d’un avocat en droit du travail. Sources, dans leur version en vigueur à cette date : CNIL, fiche « L’accès aux locaux et le contrôle des horaires sur le lieu de travail », mise à jour le 17 juin 2026 ; CNIL, référentiel des durées de conservation en gestion des ressources humaines du 2 avril 2026 ; CNIL, communiqué du 27 août 2020 sur les badgeuses photo ; code du travail, articles L1222-4, L2312-38, D3171-8, D3171-9 et D3171-10. Sources vérifiées le 15/10/2026.
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